文件的主题词编写应遵循以下步骤和原则：
简明扼要：
主题词应简短明了，能够准确概括文件的主题或内容，不宜过多，以便读者能够快速了解文件的主题内容。
全面准确：
主题词应该涵盖文件的所有重要内容，反映文件的核心内容，确保关键词或短语具有代表性和概括性。
有序分类：
主题词应该按照一定的分类标准进行排序，方便读者查找和理解。通常，主题词是按照由大到小、由内容到形式的次序进行排列。
可检索性：
主题词应该是常用的词语或短语，易于检索和查找。在公文中，主题词一般不超过5个，最后一个主题词通常表示文种。
规范性：
主题词必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除义有两歧的概念。
格式要求：
主题词列在文件尾部分横线之上，由左向右横排，词目之间要有适当空白间隔。主题词通常有以下几种方法：
文件标题摘录：从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语，构成主题词。
文件正文提取：从文件正文中选取恰切的单词、词组作主题词。
题文结合撮要：将文件标题和正文中的关键性词语结合而成主题词。
批发文件择重：对于批转、转发性文件，重点在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。
标注文种不一：法规类文件标注文种，通知类文体一般不标文种。
示例
以《国务院关于加强预算外资金管理的通知》为例，其主题词为：“预算 管理”。
总结
编写文件的主题词时，应首先确定文件的核心内容和关键词，然后按照一定的分类标准进行排序，确保主题词简明扼要、全面准确、易于检索。同时，要注意主题词的规范性，避免使用不常见的词汇或自行编造。
