通知的格式要求包括以下几个方面:
标题
标题应简明扼要,概括通知的主要内容。
可以只写“通知”二字,如果事情重要或紧急,也可以写“重要通知”或“紧急通知”。
在标题前面可以写上发通知的单位名称或通知的主要内容。
称呼
写被通知者的姓名或职称或单位名称。
在第二行顶格写,有时因通知事项简短,内容单一,可以略去称呼,直起正文。
正文
另起一行,空两格写正文。
开会的通知要写清开会的时间、地点、参加会议的对象以及开什么会,还要写清要求。
布置工作的通知,要写清所通知事件的目的是、意义以及具体要求和做法。
落款
分两行写在正文右下方,一行署名,一行写日期。
其他要求
通知一般采用条款式行文,可以简明扼要,使被通知者能一目了然,便于遵照执行。
标题应遵循能简尽简、化繁为简的原则,例如转发上级部门的通知时,标题中原则上最多仅能出现两个通知字眼。
通知的语言使用上要求明确、范围清晰、语句简练、态度坚决,便于准确理解及执行。
结构方面,开头简短说明通知缘由,正文对通知事项进行部署安排,结尾则视情况提出工作要求。
通知的格式还可以包括版头、主体和版记三个部分,版头需包含份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号和签发人;主体需包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件;版记需包含抄送机关、印发机关和印发时间及页码。
这些格式要求有助于确保通知内容清晰、准确、及时地传达给被通知者,从而提高工作效率和沟通效果。